Kui Te soovite kasutada Eestis välja antud avalikku dokument riigis, kes on ühinenud välisriigi avaliku dokumendi legaliseerimise nõude tühistamise Haagi konventsiooniga, siis on vaja see apostillida.
Apostill’e on tunnistus, millega kinnitatakse dokumendile alla kirjutanud isiku pädevust ning mis muudab ühe riigi siseriikliku avaliku dokumendi kasutatavaks välisriigis, mis on ühinenud vastava rahvusvahelise konventsiooniga (ühinenud riikide loetelu saab kontrollida konventsiooni kodulehelt).
Avalik dokument tuleb apostillida riigis, kus see on välja antud.
Avalik dokument on haldusdokument (diplom, tunnistus, tõend, õiend, teatis vms); kohtu või kohtuga seotud ametiasutuse väljastatud dokument (kohtuotsuse ärakiri, väljavõte registrist, kohtutäituri dokument vms); notari või vandetõlgi dokument.
Alates 01.01.2010.a väljastavad apostilli Eesti Vabariigi avalikele dokumentidele üksnes notarid. Notar ei saa kinnitada apostille´ga enda tõestatud või kinnitatud dokumenti.
Avalike dokumentide kasutamiseks riikides, mis ei ole konventsiooniga ühinenud, tuleb dokumendid legaliseerida (legaliseerimise kohta saab täiendavat infot Eesti Vabariigi Välisministeeriumist http://www.vm.ee).
Apostille väljastamiseks tuleb notarile esitada taotlus. Dokument, mille kinnitamist apostille´ga soovitakse, tuleb tuua notaribüroosse või saata postiga. Kinnitada saab üksnes originaaldokumenti või selle ametlikult kinnitatud ärakirja, samuti väljavõtteid ja väljatrükki. Notariaalselt kinnitatud dokumentide koopiate apostill’imisel ja originaaldokumendi apostille´ga kinnitamisel on erinevad tagajärjed. Kui dokumendist on tehtud notariaalselt kinnitatud koopia, saab apostille´ga kinnitada üksnes koopia kinnitanud notari pädevust, mitte enam dokumendi originaali väljaandja pädevust.
Korrektse taotluse ja originaaldokumendi esitamisel on apostille reeglina võimalik väljastada sama tööpäeva jooksul, vanemate dokumentide kinnitamine võib veidi kauem aega võtta. Taotluse ja kinnitatava dokumendi võib notaribüroosse esitada igaüks, selleks ei pea olema dokumendiga seotud isik.
Apostille´ga kinnitamise tasu on vastavalt notari tasu seadusele 22,35 eurot, millele lisandub käibemaks ja vajadusel postikulu.
MILLIST DOKUMENTI EI APOSTILLITA?
- Dokumenti mida soovitakse kasutada riigis, kellega Eesti on sõlminud õigusabilepingu. Õigusabilepingud on Eestil sõlmitud Läti Vabariigiga, Leedu Vabariigiga, Venemaaga, Ukrainaga ja Poolaga.
- Dokumenti mis on väljastatud riigis, mis kohaldab Euroopa Ühenduse liikmesriikide dokumentide legaliseerimisest loobumise konventsiooni. Hetkel kohaldavad konventsiooni peale Eesti veel Prantsusmaa, Belgia, Taani, Iirimaa, Itaalia ja Läti. Seega nendesse riikidesse esitatavaid ja sealt saabuvaid avalikke dokumente ei apostillita.
- Dokumenti mis on väljastatud perekonnaseisuaktide mitmekeelsete väljavõtete väljastamise Viini konventsiooni alusel, mille puhul perekonnaseisuaktide mitmekeelseid väljavõtteid aktsepteeritakse ilma apostillita. Konventsiooniga on peale Eesti ühinenud veel Austria, Belgia, Bosnia, Horvaatia, Prantsusmaa, Saksamaa, Itaalia, Leedu, Luxembourg, Makedoonia, Moldova, Montenegro, Holland (Euroopa territoorium), Poola, Portugal, Serbia, Sloveenia, Hispaania, Šveits ja Türgi.
- Dokumendid mille on väljastanud diplomaatiline või konsulaaresindaja;
- Dokumendid mis on väljastatud Euroopa Liidu Nõukogu määruste alusel, sh Nõukogu määruse (EÜ) nr 2201/2003 ja Nõukogu määruse (EÜ) nr 44/2001 alusel;
- Juhul, kui soovitakse kasutada Eesti Vabariigi perekonnaseisuväljavõtet Soome Vabariigis või Soome Vabariigi perekonnaseisuväljavõtet Eesti Vabariigis, siis selliseid inglise keelseid väljavõtteid ei apostill’ita. Sellisteks inglise keeles väljastatavateks väljavõteteks on sünnitõendi, surmatõendi, abielutõendi, abielulahutuse tõendi, abieluvõimetõendi, nimemuutuse tõendi ja rahvastikuregistri väljavõtted. Väljavõtteid väljastavad Eestis kõik maavalitsused.
Lisainfot saab ka Notarite Koja kodulehelt.